Problemen met geluid en akoestiek in open, transparante en flexibele kantoren nader uitgediept...
Survival in de kantoorjungle
Mensen communiceren meer, denken minder en produceren weinig in de hel die kantoortuin heet. Waar is de stilte in die jungle?
De deadline nadert. De eindredacteur heeft al een keer vragende blikken mijn kant opgeworpen, waar dat interview blijft. Ik probeer me te concentreren op de citaten van chef Yotam Ottolenghi. Maar waarom moet mijn collega uitgerekend nu met een game designer bellen en maakt haar buurvrouw telefonisch ruzie met Estelle Cruijff? Mijn hoofd raakt vol met Badr Hari-roddels in plaats van met de Ottolenghi-recepten. Mijn koptelefoon vol Beethoven helpt ook niet meer. Zucht.
Helaas. Communiceren zullen we. Tot we erbij neervallen. Ooit zat iedereen op kantoor in zijn eigen hok, deur met naamplaatje en tikken maar. Multitasken bestond nog niet. De collega’s zag je bij de ochtendvergadering en in de lift. Helaas heeft de kantoortuin vanuit Hamburg in de jaren vijftig zijn tentakels over heel Europa verspreid. Het heeft een halve eeuw geduurd, maar inmiddels weten we door wetenschappelijk onderzoek steeds beter of die open kantooromgeving wel of niet werkt voor de werkende mens.
Collega's voelden geen solidariteit maar irritatie, afstand en rancune
In juni 1997 vroeg een Canadese oliemaatschappij aan psychologen van de Calgary Universiteit om de resultaten van de overgang van traditionele kantooropzet naar een kantoortuin te meten. De onderzoekers keken naar stressniveau, de prestaties en de relaties tussen personeel onderling. Vier weken na de overgang en zes maanden erna. Resultaat: één bak ellende. De nieuwe open ruimte leidde af en zorgde voor stress. Collega’s voelden geen solidariteit maar irritatie, afstand en rancune naar elkaar toe. De productiviteit zakte in.
Nog meer research. Organisatiepsycholoog Matthew Davis bekeek in 2011 meer dan honderd studies naar kantooromgevingen. Hij ontdekte een interessante paradox. Open kantoren geven werknemers het gevoel onderdeel uit te maken van een relaxed innovatief bedrijf, terwijl dat open werkterrein concentratievermogen, productiviteit, creatief denken en voldoening aantast. Personeel krijgt te maken met ongecontroleerde interacties met collega’s. Hoe hoger hun functie, hoe lastiger mensen het vinden om te pas en te onpas onderbroken te worden door collega’s, ontdekte Davis.
Het ontstaan van de kantoortuin
Het idee voor de kantoortuin ontkiemde in de jaren vijftig in Hamburg bij de Quickborner Office Landscape, met het idee dat medewerkers meer zouden communiceren. In de jaren zestig kwam de kantoortuin tot volle bloei. Daarvoor leken kantoren vooral op productieplekken, waar klerken schouder aan schouder rekeningen en tabellen produceerden.
In de jaren zeventig kwamen de kamertjeskantoren in de mode. Tegenwoordig zijn open, transparante en flexibele kantoren de norm. Veel glas, doorkijkjes, wisselende vergaderruimtes afgewisseld met stilteplekken. Denk aan het kantoor van Microsoft in Schiphol (niet alleen open, maar ook flexibele werkplekken), het nieuwe kantoor van de NRC (klassieke open krantenredactie) of de nieuwe kantoren van de Rijksoverheid (zoals de Haagse JuBi torens).
Klik hier om jouw akoestisch probleem op te lossen
Hippe flexwerkplekken
Nieuw zijn de kleine kantoortjes waar creatieve flexwerkers samenkomen. Vaak op hippe plekken in de stad, waar iedereen zijn eigen tablet en koffiebonen meebrengt.
De huidige verklaring voor al die problemen is dat door het ontbreken van fysieke afbakeningen mensen ook psychische grenzen missen, terwijl privacy hun prestaties juist verbetert. Een simpele truc ter verbetering is om mensen controle op hun omgeving te laten uitoefenen. Als je het licht kunt instellen, de airco, verwarming en meer, gaan zitten waar je wilt, dan heb je meer het gevoel dat dit JOUW werkplek is.
Onderzoek vorig jaar bij 2400 Deense werknemers wees uit dat het ziekteverzuim stijgt naarmate het aantal mensen dat in één kamer werkt, toeneemt. Werknemers die alleen zaten, namen de helft ziektedagen op vergeleken met anderen die een kamer deelden. De kantoorslaven in een kantoortuin namen 62 procent meer ziektedagen op.
Het probleem is eerder psychisch dan fysiek: geluid
Het grootste probleem blijkt niet zozeer psychisch maar eerder fysiek te zijn: geluid. Hoe meer achtergrondruis, des te minder zijn we in staat informatie te onthouden. Muziek luisteren op een koptelefoon helpt niet, ook die blokkade vermindert onze mentale prestaties. Tests onder kantoorwerkers die drie uur lawaai achter de kiezen hadden, lieten een verhoogd epinephrinegehalte (zeg maar adrenaline) zien. Diezelfde mensen werden ook slordiger in het aanpassen van hun werkplek, waardoor ze weer spierblessures opliepen. En ze waren minder gemotiveerd en creatief.
Klik hier om jouw akoestisch probleem op te lossen
Hoe zat het nou met de twintigers, de generatie Intermediair-lezers? Die zijn toch dol op multitasken in een rommelige omgeving? Bij een onderzoek bij een Finse telecommunicatiefirma bleek dat mensen, geboren na 1982, net zoveel last hebben van gesprekken en gelach van collega’s, als de oude garde. De jonkies waren evenmin blij met het inleveren van privacy. Toch vonden ze die ontberingen geen probleem, omdat een open kantoor een extra kameraadschappelijke sfeer oplevert en collega’s meer de tijd hebben om te socializen. Je collega is je vriend. Jammer alleen dat neurowetenschapper Anthony Wagner van Stanford ontdekte dat ook getrainde multitaskers problemen hebben met focussen. Ook twintigers worden afgeleid door Twitterbliepjes, muziek en babbeldebabbel, ook zij moeten dan meer moeite doen om hun échte taak te voltooien.
In het moderne kantoor heeft iedereen tijd voor collectieve karaoke, maar de aansluitende borrel start twee uur later omdat iedereen nog extra energie in zijn kantoorklussen moet steken.
